مشکلات نگهداري اطلاعات در هر مجموعه.

–   فضايي براي ذخيره اطلاعات: در هر اداره يا سازمان معمولاً فضايي به بايگاني اختصاص داده شده که بسته به حجم اطلاعات مي تواند بزرگ يا کوچک باشد.

–   نيروي انساني: وجود افرادي با تجربه براي بايگاني کردن اسناد و مدارک الزاميست. معمولاً اشخاصي که براي مدت طولاني در يک بايگاني کار کرده اند، مي توانند به راحتي اطلاعات مورد نياز را از داخل يک بايگاني هرچند بزرگ پيدا کنند. ولي اگر شخص بايگان به هر دليلي سر کار حاضر نشود بازيابي اين اطلاعات توسط اشخاص ديگر حتي در صورت وجود يک روند مشخص بسيار سخت و زمانبر بوده و مي توان گفت که به دست آوردن اطلاعات قائم به فرد است نه به روش!

–   پيچيدگي مديريت اطلاعات: مديريت حجم انبوه اطلاعات بسيار مشکل مي باشد. در اکثر مجموعه ها مديران حتي از تعداد اسناد و مدارک موجود در زير مجموعه خود مطلع نبوده و تهيه گزارش و آمار مستلزم بکارگيري نيروي انساني می باشد و همچنين صرف زماني بس طولاني را به دنبال خواهد داشت.

–       عدم امنيت اطلاعات: اين بحث را مي توان در دو مقوله عنوان نمود.

–    تخريب اطلاعات: هميشه امکان وقوع آتش سوزي ، پوسيدگي ، کثيف شدن و از بين رفتن کاغذهاي موجود در بايگانيهاي هرچند پيشرفته وجود دارد. حتي اگر يک بايگان تمامي اسناد موجود در بايگاني را از خطرات نام برده حفظ نمايد ، پس از گذشت زمان کاغذها تغيير رنگ داده و حتي دربعضي مواقع اطلاعات موجود در آن بتدريج کمرنگ و ناخوانا مي گردد.

–     دسترسي به اطلاعات: نکته ديگري که در بحث امنيت اطلاعات وجود دارد و مي تواند مهمتر از بحث از بين رفتن اطلاعات باشد ، مسئله دسترسي به اطلاعات مي باشد. اسناد موجود دريک بايگاني مي تواند داراي سطوح امنيتي عادي ، محرمانه وفوق محرمانه باشد که درصورت وجود اين طبقه بندي نيازمند وجود بايگانيهاي جدا در سطوح مختلف امنيتي هستيم که اين قضيه فضا ، نيروي انساني، زمان بيشتر و مديريت مشکلتري را به دنبال خواهد داشت. علاوه بر اين مسئله ، همواره امکان مخدوش شدن اطلاعات توسط اشخاص وجود دارد. يک دستورمي تواند بنا به ميل و سليقه افراد ( متقاضي يا کارمند ) به راحتي خط خورده يا يک سند پاره شود ، بدون اينکه مشخص شود اين اقدام توسط چه کسي انجام شده است.

–   زمان بازيابي اطلاعات: بازيابي اطلاعات در يک بايگاني هر چند پيشرفته و قانونمند مي تواند زمانبر باشد زيرا اسناد را معمولاً بر اساس يک موضوع که مي تواند شماره يا تاريخ ورود وخروج سند باشد  طبقه بندي مي کنند و تقريباً مي توان گفت جستجوي سند بر مبناي ديگري ، مثلاً نام گيرنده يا فرستنده يا موضوع يا شرح آن امکان پذير نيست.

برخي ازمزاياي سيستم اتوماسيون اداري و مالي.

§  استفاده بهينه از فضاي بايگاني: با راه اندازي سيستم مکانيزه، کليه اطلاعات موجود در يک بايگاني، قابل ذخيره بر روي يک  CD يا Tape بوده و ديگر نيازي به فضايي در داخل ساختمان براي بايگاني کردن مدارک نخواهد بود. درنتيجه ازحجم اطلاعات ورودي کاسته مي شود، بدين صورت که با وجود سيستم اتوماسيون، اسنادي که  وارد يک سازمان شده و پس از گردش در مجموعه، از يک برگ به چندين برگ ( رونوشتها، پيوستها ) افزايش يافته، تنها برگ اول پس از اسکن در يک بايگاني که مي تواند فضايي بسيار کوچک وحتي خارج از ساختمان ( هميشه تصوير اسناد ، قابل دسترس است ) باشد ، نگهداري شود. حال مي توان از فضاي بايگاني پيشين استفاده بهينه نمود.

§  استفاده بهينه از نيروي انساني در بخش بايگاني: پس از الکترونيکي شدن اسناد و اطلاعات، ديگر نيازي به چندين بايگان نيست، چراکه کاربران بسته به سطح اختيار، به راحتي مي توانند از پشت کامپيوترخود به اسناد مورد نياز دسترسي داشته باشند. پس مي توان از نيروهاي بايگاني در بخشهاي ديگر استفاده نمود.

§  سهولت مديريت اطلاعات: مديريت اطلاعات در بانکهاي اطلاعاتي بسيار ساده شده ، امکان گرفتن گزارش درهر زمان براي مديران ( ظرف چند ثانيه ) وجود دارد وعلاوه بر زمان اندک تهيه نمودن گزارش ، مي توان به صحت اطلاعات نيز اشاره کرد.

§    امنيت اطلاعات:

–   عدم نابودي اسناد به مرور زمان: با الکترونيکي کردن اسناد و مدارک ، ديگرنيازي به نگراني از بين رفتن اطلاعات نيست ، چرا که اطلاعات به صورت ساعتي ، روزانه ، ماهيانه و سالانه ( بسته به درخواست کارفرما ) بر روي رسانه هاي ذخيره سازي، ذخيره شده و در صورت بروز هرگونه اشکال کليه اطلاعات در کوتاهترين زمان ممکن بازيابي مي شود. قابل ذکر است که به علت تدابير پيش بيني شده احتمال از بين رفتن اطلاعات ، بعيد مي باشد.

–   رعايت سطوح دسترسي کاربران به اسناد: در قسمت دسترسي به اطلاعات مي توان خاطرنشان کرد که با تعريف سطوح اختيار کاربران ، افراد تنها به اسناد مربوط به خود دسترسي خواهند داشت.

–   عدم دسترسي متقاضي به اسناد: متقاضيان هيچگونه دسترسي به اسناد الکترونيکي نداشته و هرگونه تغيير در اصل اسناد با ذکر نام ، نام خانوادگي ، سمت اقدام کننده وتاريخ اقدام در سيستم ثبت خواهد شد.

§  امکان بازيابي سريع اطلاعات: پس از بايگاني الکترونيکي اسناد ، بازيابي اطلاعات بدون نياز به وجود شخص واسط ( بايگان ) درکوتاهترين زمان امکان پذير بوده و مي توان اسناد را بر اساس کليه موضوعات ثبت شده جستجو نمود.